כל בעל עסק, מהקטן ביותר (עוסק פטור) ועד לגדול ולמורכב (חברה בע"מ על כל גווניה), חייב בניהול ספרים, או תיעוד ההכנסות וההוצאות של העסק בדרגות שונות, לפי הוראות מס הכנסה. חשוב לנהל את ספרי החשבונות של העסק בצורה הנכונה. אי מילוי הוראות ניהול ספרים עלולה לגרום לדחיית או פסילת ספרי העסק. כל עסק מקבל הוראות לניהול ספרים על פי סוג העסק, ההכנסות הצפויות ומספר המועסקים בו. בכדי לפשט את העניין אפשר לומר שעוסק עצמאי עובד על פי שיטה "חד-צידית" וחברה בע"מ על פי שיטה "כפולה".

שיטה חד צידית על פי הוראות ניהול ספרים

היא שיטה בסיסית מבחינת הוראות ניהול ספרים וכוללת את תיעוד הכנסות והוצאות העסק. שיטה חד-צידית מתאימה לבעלי עסקים קטנים בעלי מחזור הכנסות קטן ונותנת תמונה מצומצמת הכוללת בעיקר את רווחיות העסק, וזאת בניגוד לשיטה הכפולה. היתרון בשיטה זו של הוראות ניהול כספים היא העלות הקטנה יחסית מבחינת ראיית החשבון.

שיטה דו צידית או כפולה על פי הוראות ניהול ספרים

היא שיטה מורכבת ויקרה הרבה יותר הכוללת, מלבד הכנסות והוצאות העסק, את כל שאר הפעילות הכספית של העסק. לקוחות, ספקים, חובות של העסק ואל העסק. שיטה זו מורכבת ביותר מבחינה חשבונאית, מצריכה איש מקצוע ועולה יותר לעסק מהשיטה החד-צידית. השיטה הכפולה להנהלת חשבונות מיועדת לחברות בע"מ ולעסקים בעלי מחזור הכנסות גבוה יותר.
תיעוד ומסמכים
מבחינת ניירת, ניתן לומר באופן כללי שהתיעוד מחולק לפנימי וחיצוני. פנימי, הווה אומר תיעוד שיוצר או עורך בעל העסק. חיצוני הוא התיעוד שמקבל העסק מספקים לדוגמה.

דוגמאות נפוצות לתיעוד פנים הן:

• חשבונית מס : מסמך המפיק העוסק ללקוח בעת אספקת שירות ו/או ציוד ועליו ובגינו ניתן לתבוע התקזזות ממע"מ (מס תשומות). ישנו מסמך תיעוד דומה הנקרא חשבונית מס/קבלה ובו ניתן להשתמש אם התשלום ואספקת השירות או הציוד נעשים באותו הזמן. גם על חשבונית המס/קבלה ניתן לתבוע מס תשומות.
• קבלה : מונפקת ללקוח בעת קבלת תשלום במזומן, בצ'ק מיידי, באשראי או ע"י העברה בנקאית.
• תעודת משלוח : כשמה כן היא, מתעדת הוצאה פיזית של סחורה מבית העסק ללקוח או לסניף אחר.
דוגמאות למסמכי הוראות ניהול ספרים המהווים תיעוד חוץ:
• ספר תקבולים ותשלומים: מסמך חשוב המתעד את ההכנסות וההוצאות של העסק ועל פיו נקבע הסכום החייב במס.
• ספר הזמנות: כשמו כן הוא. מעקב אחרי הזמנות העסק.
• ספר תנועת מלאי: רלוונטי לעסקים המחזיקים סחורה. ספר תנועות מלאי מתעד את מלאי הסחורה ותנועותיה פנימה והחוצה מן העסק.
גם הנהלת חשבונות העסקים נעה עם הזמן ונדירים העסקים שעוד משתמשים בספרים ידניים. רוב העסקים משתמשים בימינו במערכות ממוחשבות, אם בתוך העסק ואם אצל רואה החשבון.
גם מסמכים ידניים וגם תיעוד ממוחשב חייבים על פי חוק להישמר כשבע שנים