כללי:
כל עסק מסחרי חייב על פי החוק לבצע ספירת מלאי לסוף השנה, ולחשב את עלויות המלאי שנמצא בבעלותו או ברשותו, כולל טובין אשר נמצאים אצל אחרים (כגון: סחורה שנשלחה לעיבוד, מלאי במשגור וטובין במחסני ערובה) נכון לתאריך 31 בדצמבר.
על הספירה להיות ספירה פיסית, ורשימות המלאי המתקבלות כתוצאה מהספירה צריכות להיות פרטניות ומדויקות, תוך חלוקה לקבוצות לפי סוגי המלאי השונים (חומרי גלם, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים וכו').
להלן סקירה קצרה של הנקודות העיקריות, שיש לתת עליהן את הדעת בביצוע הספירה:

מועד ספירת המלאי:

31 בדצמבר הוא יום המאזן ותום שנת המס, ולכן יש לערוך את ספירת המלאי לאותו תאריך.
את המלאי ניתן לפקוד בתקופה, שבין חודש ימים לפני יום המאזן לבין חודש ימים לאחריו, ובלבד שניתנה לפקיד השומה הודעה מראש בכתב על המפקד ושמתוכנן להיערך יותר מ- 10 ימים לפני יום המאזן או יותר מ- 10 ימים לאחריו.
על עסק שבו לא נערך מפקד מלאי ביום 31 בדצמבר, להיערך לרישום מדויק של כל הטובין (סחורה) הנכנסים והיוצאים מהעסק בין מועד המפקד בפועל לבין תאריך המאזן, ולערוך את התיאומים הנדרשים לקביעת המלאי לתאריך המאזן.
חובת ההודעה ועריכת התיאומים אינה חלה במקרים, בהם רישום המלאי מתנהל בספר תנועות המלאי (ממוחשב/ידני) באופן המאפשר קביעת יתרות המלאי, שכל פריט בו נפקד לפחות אחת לשנה, ונשלחה הודעה לפקיד השומה על בחירה בשיטה זו לא יאוחר מתחילת שנת המס.

עריכת ספירת המלאי:

להלן מספר נקודות עיקריות להליך הספירה:
1. על החברה לפרט ברשימה שהופצה מראש את צוותי הספירה (כולל פרוט שמות העובדים הסופרים), את מיקומי הספירה ואת מועדי הספירה, כולל השעות (לו"ז).
2. יש לדאוג לסדר מראש את פריטי המלאי, על מנת להקל על הסופרים.
3. על כל סופר לסמן בשטח את מיקום הסחורה שנספרה (כגון בעזרת מדבקות שהוכנו מראש), על מנת שלא יווצר מצב, שבו הפריט לא נספר ו/או הפריט נספר יותר מפעם אחת.
4. על החברה לקבוע אחראי לספירה, אשר ייתן מענה במהלך הספירה לשאלות הסופרים, יפקח על תהליך הספירה וידאג לוודא בתום הספירה, כי אכן נספרו כל פריטי המלאי בחברה (בעזרת סימון הפריטים במדבקות, כאמור לעיל).
5. יש לוודא, כי בכל הליך ספירת המלאי לא תהינה תזוזות של פריטי המלאי, הן כניסות של סחורה חדשה והן יציאות של סחורה שנמכרה.
6. את הרשימות יש לרשום בעט בלבד ולא בעיפרון, ובסיום המפקד יחתמו מבצעי הספירה בסוף כל גיליון ויציינו את שמם המלא ואת התאריך.
7. ברשימות המלאי יש לכלול את כלל הטובין שנמצאים בבעלות או ברשות העסק, כולל טובין, אשר נמצאים בתאריך המפקד אצל אחרים (כגון: סחורה שנשלחה לעיבוד, מלאי במשגור וטובין במחסני ערובה). כמו כן, יש לערוך רשימה נפרדת לטובין, השייכים לאחרים ונמצאים ברשות העסק.
8. את הרשימות יש לערוך לפי הקבוצות הבאות: חומרי גלם, חומרי אריזה, חומרי עזר, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים וכו'.
9. את גיליונות הספירה יש למספר מראש במספר עוקב, ולציין בראש כל גיליון את תאריך המפקד ומקום אחסון הטובין. מומלץ לערוך את הרשימה ב-3 עותקים לפחות.
רשימות המלאי תכלולנה לפחות את הפרטים הבאים:

• תיאור הטובין באופן המאפשר זיהוי סוגים.
• מצב הטובין תוך ציון מצב תקינותם (מקולקלים, לא בשימוש, מיושנים, במחזור איטי, פסולת וכד').
• יחידת המדידה (ק"ג, מטרים, תריסרים וכד').
• כמות (מספר היחידות לפי ההבחנות שצוינו לעיל).
• מחיר יחידה (אשר ירשם ברשימות המלאי לאחר מועד הספירה).
• שווי כולל (מספר היחידות מוכפל במחיר).

תוצרת בעיבוד:

יש לרשום את התוצרת בעיבוד תוך ציון הכמות ביחידות פיזיות ושלב העיבוד (רמת הגמר) במועד הספירה.
רצוי להשאיר 3 עמודות נוספות לחישוב התפוקה שוות הערך (כמות היחידות הפיזיות מוכפלת ברמת הגמר), לעלות ליחידה ולשווי הכולל.

חישוב ערך המלאי:

ניתן לחשב את שווי המלאי במועד מאוחר יותר. בחישוב ערך המלאי אין לכלול טובין, שאינם שייכים לעסק (כגון טובין שנמכרו לפני תאריך המאזן וטרם סופקו ללקוח), אך יש לכלול פריטים, הנמצאים ברשותם של אחרים ואשר שייכים לעסק.
השווי יחושב בדרך כלל לפי מחיר העלות (לא כולל מע"מ), אך במקרה של טובין שאינם תקינים, או כשמחיר מכירתם המשוער נמוך מהעלות, יחושב השווי לפי "ערך המימוש הנקי" (שווי שוק בניכוי הוצאות מכירה), תוך ציון והדגשה ברשימת המלאי וציון בסיס החישוב. העלות תחושב לפי שיטת FIFO (נרי"ר – נכנס ראשון יוצא ראשון), או לפי זיהוי ספציפי של מחיר קניית יחידת הסחורה, או לפי שיטת ממוצע נע. השיטה תהיה זהה לשיטה, שבה נקטו בשנים קודמות.
רשימות המלאי יסוכמו בנפרד לפי קבוצות, כגון: חומרי גלם, חומרי אריזה, חומרי עזר, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים וכו'.
חישוב שווי המלאי יעשה בדרך כלל על גבי גיליונות הספירה המקוריים. אם החישוב נעשה שלא על גבי הגיליונות המקוריים, יש לדאוג לסימון, שיאפשר מעקב הדדי בין רשימות המפקד לבין רשימות השווי הסופיות.

שמירת הרשימות:

רשימות המלאי המקוריות מהוות חלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות, ויש לשמרן במשך 7 שנים מתום שנת המס או שש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה, כמאוחר שבהם.